Компенсация за отпуск при увольнении: как оформить

Компенсацию за неиспользованный отпуск оформлять не нужно: работодатель обязан рассчитать её сам и выплатить в последний рабочий день вместе с остальными причитающимися суммами, без заявления от сотрудника. Заявление понадобится только в одном случае - если работник хочет не деньги, а отпуск с последующим увольнением. Дальше - как считают дни и сумму компенсации, когда обязаны заплатить и что делать, если не заплатили.

Нужно ли писать заявление на компенсацию

Нет. Трудовой кодекс прямо обязывает работодателя выплатить денежную компенсацию за все неиспользованные дни отпуска при увольнении, и эта обязанность не зависит от основания расторжения трудового договора - по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению штата или даже за виновные действия работника. Работник ничего не подаёт и ничего не просит: бухгалтерия обязана включить компенсацию в расчёт по умолчанию. Исключение одно, и оно описано в последнем разделе этой статьи - когда сотрудник просит не деньги, а сам отпуск перед увольнением.

Право на компенсацию не зависит от того, по какому договору работал сотрудник и сколько часов в неделю: она положена и совместителям, и работникам с сезонным или срочным трудовым договором, и тем, кто отработал совсем недолго. Если трудовой договор был заключён на срок меньше двух месяцев, дни отпуска считают по другой норме - два рабочих дня за месяц работы вместо стандартных календарных дней, но право на саму компенсацию это не отменяет.

Отдельный случай - смерть работника. Если человек умер, будучи трудоустроенным, начисленная, но не выплаченная ему компенсация за неиспользованный отпуск не пропадает: её выплачивают членам семьи, проживавшим совместно с умершим, либо его иждивенцам по их заявлению, а при отсутствии таких лиц сумма включается в наследственную массу на общих основаниях.

Сколько дней отпуска компенсируют

Компенсируют все неотгуленные дни за весь период работы у этого работодателя, независимо от того, за какой год они накопились - распространённое заблуждение о том, что неиспользованные дни “сгорают” через год, к денежной компенсации при увольнении отношения не имеет: это ограничение касается только права уйти в отпуск, а не права получить за него деньги.

Стандартный ежегодный отпуск - 28 календарных дней в году, и для расчёта неиспользованных дней применяют условную норму 2,33 дня за каждый полностью отработанный месяц - это те же 28 дней, поделённые на 12 месяцев. Если у работника есть право на дополнительный отпуск - за вредные или опасные условия труда, за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных территориях или по инвалидности, - дополнительные дни считают тем же помесячным способом и прибавляют к основному отпуску.

Если общее число дней получается дробным, его, как правило, округляют - но не по общим правилам математического округления, а в пользу работника, то есть в большую сторону. Такой порядок закреплён в разъяснениях по применению трудового законодательства и снимает споры о том, что делать с остатком в доли дня, который неизбежно возникает при умножении отработанных месяцев на 2,33.

Что засчитывается в стаж, дающий право на отпуск

Не любой месяц работы автоматически даёт право на 2,33 дня отпуска. В стаж, учитываемый для отпуска, включают время фактической работы, время, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялось место - например, ежегодный оплачиваемый отпуск или период временной нетрудоспособности с больничным листом, а также некоторые другие периоды, прямо перечисленные в трудовом законодательстве.

А вот время отпуска без сохранения зарплаты сверх 14 календарных дней в течение рабочего года в стаж для отпуска не засчитывается, как и период отстранения от работы по вине самого сотрудника или прогулы без уважительной причины. Если у сотрудника был длительный неоплачиваемый отпуск, рабочий год для целей расчёта отпуска в этой части сдвигается, и это нужно учитывать при подсчёте итогового числа неиспользованных дней перед увольнением.

На практике эти нюансы считает бухгалтерия или кадровая служба по данным табеля учёта рабочего времени, а не сам работник, поэтому при увольнении имеет смысл заранее запросить у работодателя расчёт числа неиспользованных дней и свериться с собственными представлениями о том, сколько отпуска накопилось - особенно если в течение работы были длительные больничные, декретный отпуск или отпуск по уходу за ребёнком, которые по-разному учитываются в стаже для отпуска.

Как считают средний дневной заработок

Формула такая: доход за расчётный период делят на 12 месяцев, а затем на 29,3 - это среднемесячное число календарных дней, установленное для таких расчётов. Расчётный период - 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения; если сотрудник отработал меньше года, берут фактически отработанные месяцы.

В доход для расчёта включают зарплату и премии, предусмотренные системой оплаты труда у конкретного работодателя, но не включают больничные, отпускные за предыдущие периоды, материальную помощь и другие выплаты социального характера, не связанные напрямую с оплатой труда. Если в расчётном периоде были месяцы, отработанные не полностью - например, из-за отпуска, больничного или командировки, - их календарные дни пересчитывают по специальной формуле, а не берут как полный месяц.

Пример расчёта

Приведём условный пример с округлёнными цифрами - только чтобы показать механику, а не как ориентир по суммам: реальный расчёт всегда делают по фактическому доходу конкретного человека. Предположим, за 12 месяцев перед увольнением начислено ровно 600 000 рублей дохода, учитываемого в расчёте, а к моменту увольнения накопилось 14 неиспользованных дней отпуска.

Средний дневной заработок: 600 000 разделить на 12, затем на 29,3 - получается около 1706 рублей. Компенсация: 1706 умножить на 14 дней - получается около 23 884 рублей. Это только иллюстрация формулы: при других суммах дохода, другом числе месяцев в стаже и другом количестве неотгуленных дней результат будет совершенно иным.

Рассмотрим и второй условный случай - для сотрудника, который отработал у этого работодателя меньше года. Предположим, стаж составил 7 полных месяцев, за это время начислено, опять же для примера, 350 000 рублей учитываемого дохода, а отпуск за это время не брали ни разу. Дней отпуска накопилось 7 умножить на 2,33 - получается около 16 дней. Средний дневной заработок в этом случае считают так же: доход делят на число фактически отработанных месяцев, а затем на 29,3, то есть 350 000 разделить на 7, затем на 29,3 - получается около 1706 рублей, и итоговая компенсация будет близка к той же сумме, что и в первом примере, просто за счёт другого сочетания дохода и стажа. Как и в первом случае, все цифры условные и нужны только чтобы показать порядок вычислений.

Нижняя граница выплаты

Действует правило: месячный заработок работника, полностью отработавшего норму рабочего времени, не может быть ниже минимального размера оплаты труда, установленного на дату увольнения, - на 2026 год это 27 093 рубля в месяц (порядок применения этой гарантии к расчёту компенсации уточнён постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540, которое действует с 1 сентября 2025 года). Правило работает, если фактический средний заработок работника по какой-то причине оказался ниже минимального размера оплаты труда, например из-за больших перерывов без начислений в расчётном периоде, - тогда для расчёта берут не фактический заработок, а федеральный минимум. На тех, кто отработал норму рабочего времени не полностью - например, трудился неполный рабочий день или неполную неделю, - эта гарантия не распространяется: минимум для них считается пропорционально отработанному времени.

Часть регионов устанавливает свой региональный минимальный размер оплаты труда выше федерального - через региональное соглашение, к которому присоединился конкретный работодатель. Если такое соглашение действует и работодатель к нему присоединился, ориентироваться при проверке нижней границы компенсации нужно на региональный минимум, а не на федеральный, потому что он выше и именно он в этом случае определяет фактическую защиту работника.

Облагается ли компенсация налогом

Да, компенсация за неиспользованный отпуск облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами на общих основаниях, точно так же, как обычная заработная плата. Это отличает её, например, от выходного пособия при сокращении, которое в пределах установленного необлагаемого лимита налогом не облагается. Работник получает компенсацию уже за вычетом налога, а работодатель отдельно уплачивает с неё страховые взносы, поэтому сумма, которая приходит на счёт, - это сумма уже после удержания налога, а не начисленная сумма целиком.

Когда обязаны заплатить

По трудовому кодексу все причитающиеся при увольнении суммы, включая компенсацию за отпуск, выплачивают в день увольнения - это последний рабочий день сотрудника. Если в этот день работник фактически не работал, например был в отпуске или на больничном, соответствующие суммы выплачивают не позднее следующего дня после того, как уволенный предъявил требование о расчёте. Если между работником и работодателем возник спор о размере компенсации, бесспорную часть суммы обязаны выплатить в общий срок, а окончательный расчёт по спорной части - после того, как спор разрешится.

Если работника в последний рабочий день не оказалось на месте по причинам, не зависящим от работодателя, деньги всё равно должны быть готовы к выплате в этот день: например, их можно перечислить на банковский счёт, если такой способ выплаты зарплаты уже был согласован ранее, или выдать при первом обращении уволенного за расчётом. Задержка расчёта из-за того, что сотрудник не забрал трудовую книжку или не подписал какие-то документы, не освобождает работодателя от обязанности выплатить деньги вовремя - это два не связанных друг с другом процесса.

Что делать, если компенсацию не выплатили

За каждый день просрочки выплаты работодатель обязан начислить проценты - не ниже одной сто пятидесятой ключевой ставки Центробанка от невыплаченной суммы за каждый день задержки, и эта обязанность не зависит от того, есть ли вина работодателя в задержке. Помимо процентов, можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда своего региона, в прокуратуру или сразу подать иск в суд. Для взыскания невыплаченной зарплаты и компенсации за отпуск установлен специальный срок исковой давности - один год со дня, когда работодатель должен был произвести выплату, а не общий трёхлетний срок для прочих споров.

При обращении в суд по таким спорам работник освобождён от уплаты государственной пошлины - это общее правило для трудовых споров, а не особенность именно этого вида требований. Обратиться можно одновременно и в трудовую инспекцию, и в суд: рассмотрение жалобы в инспекции не лишает работника права параллельно подать иск, а решение инспекции при этом не заменяет собой судебное решение, если работодатель с ним не согласен и оспаривает его.

Отпуск с последующим увольнением вместо денежной компенсации

Работник вправе попросить не денежную компенсацию, а сам отпуск перед увольнением - по письменному заявлению и с согласия работодателя. Это именно право работодателя предоставить такой отпуск, а не его обязанность, за одним исключением: если увольнение происходит за виновные действия работника, предоставлять отпуск перед увольнением нельзя ни при каких условиях.

Если работодатель согласился, последним днём работы считается последний день отпуска, а трудовую книжку и расчёт выдают перед уходом в отпуск. В этом случае вместо компенсации начисляют обычные отпускные, а отозвать заявление об увольнении до окончания такого отпуска работник уже не может - кроме случая, когда на его место официально приглашён в порядке перевода другой работник, которому по закону нельзя отказать в приёме. Если после увольнения новая работа не находится сразу, отдельно стоит разобраться, кому положено пособие по безработице и как его оформить.

Этот вариант обычно имеет смысл, если для работника важен непрерывный трудовой стаж на этом месте вплоть до определённой даты - например, чтобы дотянуть до профессионального праздника с положенной премией или до даты, важной для будущей пенсии, - либо если отпускные по каким-то причинам выгоднее компенсации, скажем, из-за того, что средний заработок за расчётный период вырос уже после того, как основные месяцы для его подсчёта прошли. В остальных случаях для работника разницы в итоговой сумме обычно нет, потому что и отпускные, и компенсация считаются по одной и той же формуле среднего дневного заработка.