Как считаются отпускные

Отпускные считаются по среднему дневному заработку. По статье 139 Трудового кодекса сумма начисленной зарплаты за 12 календарных месяцев перед отпуском делится на 12 и на 29,3, где 29,3 - среднемесячное число календарных дней. Полученный средний дневной заработок умножается на число календарных дней отпуска. Например, при заработке 60 000 рублей в месяц дневная ставка составит около 2 047,78 рубля, а отпуск в 28 календарных дней обойдётся примерно в 57 338 рублей до налога. Эту сумму нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Ниже разобрано, какие выплаты входят в расчёт, какие периоды исключаются, как считать, если вы работали неполный год, и как проверить расчёт бухгалтера самому.

Формула и ключевые числа

Расчёт отпускных строится на трёх величинах: заработок за расчётный период, число дней в этом периоде и число дней отпуска.

1. Расчётный период. Берутся 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск. Календарный месяц - это период с 1-го по 30-е (31-е) число, а в феврале по 28-е (29-е). Если отпуск начинается, например, в июле, расчётный период - с 1 июля прошлого года по 30 июня текущего.
2. Среднедневной заработок. Сумма начисленной зарплаты за расчётный период делится на 12 и на 29,3. Число 29,3 - среднемесячное количество календарных дней, оно закреплено в статье 139 Трудового кодекса.
3. Отпускные. Средний дневной заработок умножают на число календарных дней отпуска.

Если коллективный договор или локальный акт предусматривает другой расчётный период, он применяется, но только если это не ухудшает положение работников.

Пример: полный год, стандартный отпуск

Допустим, работник получал по 60 000 рублей в месяц ровно 12 месяцев подряд, без премий, больничных и других выплат. Он идёт в отпуск на 28 календарных дней. Это учебные цифры, чтобы увидеть механику.

• Заработок за 12 месяцев: 60 000 умножить на 12, получается 720 000 рублей.
• Разделим на 12 и на 29,3: 720 000 разделить на 12 даёт 60 000, разделить на 29,3 даёт около 2 047,78 рубля. Это средний дневной заработок.
• Отпускные: 2 047,78 умножить на 28 дней, получается около 57 338 рублей до удержания налога.

Если вычесть налог на доходы по ставке 13 процентов (около 7 454 рублей), на руки придёт примерно 49 884 рубля. Ставка налога зависит от размера годового дохода: действует прогрессивная шкала, и с части дохода выше установленного порога применяется повышенная ставка. Налог удерживает работодатель, вам ничего декларировать не нужно.

Продолжительность отпуска

Основной ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (статья 115 Трудового кодекса). У отдельных категорий работников он больше: например, у несовершеннолетних, у людей с инвалидностью, у педагогов и других, по специальным нормам. Дополнительные отпуска за вредные условия, ненормированный день или северный стаж суммируются с основным.

Важная особенность: нерабочие праздничные дни, которые приходятся на отпуск, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. То есть если вы идёте в отпуск на 14 календарных дней, и в этот период попадает праздничный выходной, отпуск продлевается на этот день, а оплачиваемых дней остаётся 14. Отпускные нужно считать за дни отпуска без праздничных нерабочих дней.

Отпуск можно делить на части, но по правилам Трудового кодекса хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Каждая часть оплачивается отдельно по тому же среднему дневному заработку.

Что входит в расчёт, а что нет

Берутся все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда у работодателя, независимо от источников этих выплат. В расчёт попадают:

• оклад или тарифная ставка, сдельная оплата;
• надбавки и доплаты (за вредность, за совмещение, за ночную работу, за работу в праздники);
• премии, которые предусмотрены системой оплаты труда;
• районные коэффициенты и северные надбавки.

Не включаются выплаты социального характера и не связанные с оплатой труда: материальная помощь, возмещение расходов, пособия по временной нетрудоспособности (больничные), подарки, выплаты по гражданско-правовым договорам. Понять, что входит именно в вашем случае, можно по положению об оплате труда и расчётному листку.

С премиями есть отдельные правила. Месячные премии включаются в расчёт за фактически отработанное время. Квартальные, полугодовые и годовые премии учитываются в особом порядке: за периоды больше месяца премия включается в размере месячной части за каждый месяц расчётного периода, а годовые - за год, предшествующий началу отпуска. Если вы сомневаетесь, как учтена ваша премия, спросите в бухгалтерии расшифровку расчёта.

Какие периоды исключаются

Из расчётного периода исключается время, а также начисленные за него суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок (в том числе во время отпуска и командировки);
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам;
• работник не работал по причине простоя по вине работодателя или не по вине сторон;
• работник освобождался от работы с полной или частичной оплатой для выполнения государственных или общественных обязанностей;
• работник использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами;
• работник находился в отпуске без сохранения заработной платы, оформленном по его заявлению.

Смысл исключения прост: чтобы периоды, когда вы получали меньше обычного или вообще не получали зарплату, не занижали средний заработок. Если в расчётном периоде был больничный, он не уменьшает ваши отпускные: на его месте берётся меньшее число календарных дней, а выплаты за этот период тоже не включаются.

Пример с больничным в расчётном периоде

Возьмём того же работника с зарплатой 60 000 рублей, но в одном из 12 месяцев он целиком болел. Больничный в расчёт не входит, и сам месяц тоже исключается. Остаётся 11 полных месяцев: заработок 11 умножить на 60 000, то есть 660 000 рублей, делится на 11 месяцев по 29,3 дня, то есть на 322,3 дня. Получается тот же дневной заработок около 2 047,78 рубля, и отпускные не меняются. Именно для этого и нужно исключение: болезнь не должна отнимать у вас деньги за отпуск.

Отпуск в рабочих днях

Если отпуск рассчитывается в рабочих днях (такое бывает в отдельных случаях по специальным нормам), средний дневной заработок определяют иначе. Сумму начисленной зарплаты делят на число рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели за расчётный период, и результат умножают на число рабочих дней отпуска. Для большинства работников применяется расчёт в календарных днях, описанный выше.

Если проработали меньше года или были неполные месяцы

Не все идут в отпуск, отработав полный год. Если в расчётном периоде есть неполные месяцы (приём на работу посреди месяца, больничный, отпуск за свой счёт), их считают по формуле. Для полностью отработанных месяцев в расчёте участвует 29,3 дня. Для неполного месяца число календарных дней считается пропорционально отработанному времени: 29,3 делится на число календарных дней в месяце и умножается на число календарных дней, приходящихся на отработанное время.

Допустим, работник вышел на работу 16 апреля, а в апреле 30 календарных дней. Он отработал с 16 по 30 апреля, то есть 15 календарных дней. Для апреля в расчёт идёт: 29,3 разделить на 30 и умножить на 15, получается 14,65 дня. Общая сумма дней расчётного периода складывается из таких значений по каждому месяцу, а средний дневной заработок равен сумме заработка, делённой на это общее число дней.

Если человек вообще не отработал полный месяц (например, только принят на работу), расчёт идёт по фактически отработанному времени.

Что делать, если зарплата повышалась

Бывает так, что оклад подняли в течение расчётного периода или уже после него, но до начала отпуска. Тогда справедливо, чтобы отпускные отражали новые условия. Для этого выплаты за период до повышения умножаются на повышающий коэффициент (отношение нового оклада к старому). Такое правило установлено порядком исчисления средней заработной платы, и бухгалтерия применяет его автоматически, если повышение затрагивает всех работников или их группу.

Если зарплату повысили только вам, пересчёт делают по тем же правилам. Если вы не уверены, что коэффициент применён, попросите бухгалтера показать расчёт в разрезе месяцев.

Когда и как платят отпускные

Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска. Это правило Трудового кодекса. Если отпуск начинается в понедельник, деньги должны поступить не позднее четверга предыдущей недели, с учётом выходных дней. Если выплата задержана, работник вправе письменно потребовать перенести отпуск на другое время или на более поздний срок, а за задержку положена компенсация по статье 236 Трудового кодекса.

Все тонкости, связанные с увольнением и неиспользованными днями отпуска, рассмотрены в материале Компенсация за отпуск при увольнении: как оформить. Там же описано, как считается компенсация, когда вы уходите с накопленными днями.

Отдельно о первом отпуске на новой работе. По статье 122 Трудового кодекса право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Если вы проработали всего несколько месяцев, расчётный период будет короче 12 месяцев: он считается за фактически отработанное время, с начала работы до месяца перед отпуском. Сколько дней отпуска вы успели заработать к дате ухода, выясняйте заранее в кадрах: от этого зависит и сумма, и возможность взять отпуск полностью.

Если вы собираетесь оформить отпуск, заранее посмотрите график отпусков на предприятии: он обязателен для работодателя и работника. Об изменении дат отпуска нужно договариваться письменно, чтобы не потерять право на оплату.

Как проверить расчёт самостоятельно

Чтобы убедиться, что отпускные посчитаны верно, выполните простую проверку.

1. Сложите всю зарплату, начисленную за 12 месяцев перед отпуском, по расчётным листкам. Вычтите выплаты, которые в расчёт не входят: больничные, материальную помощь, отпускные прошлых периодов.
2. Определите число календарных дней расчётного периода: для полных месяцев это 29,3 на месяц, для неполных - пропорционально.
3. Разделите сумму на число дней, получите дневной заработок.
4. Умножьте на число календарных дней отпуска (без праздничных нерабочих дней).
5. Сравните с суммой, указанной в расчётном листке или приказе. Небольшое расхождение возможно из-за округлений, существенное требует объяснений от бухгалтера.

Если расхождение значительное, обратитесь с письменным запросом о расшифровке расчёта. Если спор не разрешается, можно обратиться в трудовую инспекцию.

Типичные вопросы

Отпускные можно получить деньгами вместо отпуска? Заменить деньгами можно лишь ту часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Остальные 28 дней заменять деньгами нельзя, их нужно использовать в натуре, кроме случая увольнения, когда выплачивается компенсация.

Налог с отпускных платится сразу? Да, налог на доходы удерживает работодатель при выплате, поэтому на руки приходит сумма без налога.

Уменьшатся ли отпускные, если я болел? Нет, больничные периоды из расчёта исключаются, чтобы не уменьшать средний заработок.

Можно ли узнать расчёт заранее? Да, бухгалтерия может показать предварительный расчёт, а график отпусков, как правило, составляется заранее.

Если расчёт кажется вам странным, попросите расчётный листок за все месяцы расчётного периода: по нему легко найти пропущенную премию или неверно учтённый больничный. Сохраните и расчётный листок с отпускными: он пригодится при споре и при проверке начислений. Информация носит справочный характер: точный размер отпускных определяет работодатель по вашим фактическим начислениям и действующему порядку расчёта среднего заработка.